Ficha de captação de imóveis: modelo editável (Word e Excel) e o que não pode faltar (2026)

A ficha de captação de imóveis é o documento que transforma uma conversa com o proprietário em um imóvel pronto para anunciar. Sem ela, o anúncio sai com área errada, o corretor volta ao proprietário três vezes para completar informação, a proposta chega e aparece um herdeiro que ninguém sabia que existia. Este guia mostra o que a ficha precisa ter, bloco a bloco, como preencher na visita e o que muda entre venda e locação. E disponibiliza um modelo de ficha de captação editável, em Word e em Excel, para você adaptar à sua imobiliária.

O que é a ficha de captação de imóveis?

A ficha de captação de imóveis é o formulário que o corretor ou a imobiliária preenche no primeiro contato com o proprietário, reunindo em um só lugar os dados do dono, a descrição do imóvel, a situação da documentação, o valor pedido e as condições combinadas para divulgação e visita. É um documento interno de trabalho: organiza a captação, alimenta o anúncio e o cadastro no CRM e serve de base para a avaliação e para o contrato de intermediação.

Ela não substitui o contrato. O que dá direito à comissão e regula a exclusividade é o contrato de corretagem, previsto nos artigos 722 a 729 do Código Civil: pelo art. 726, a exclusividade só vale se for ajustada por escrito. A ficha registra o que foi combinado e o que foi conferido; o contrato formaliza.

O que a ficha de captação precisa ter: os 9 blocos

Uma ficha boa segue a ordem da conversa e termina na assinatura. Estes são os blocos do modelo disponível nesta página, com o que cada um evita.

1. Dados da captação

Data do contato, captador (nome e CRECI), origem do contato, finalidade (venda, locação ou as duas) e urgência do proprietário. A origem parece detalhe, mas é o campo que mostra, depois de seis meses, de onde vêm os proprietários que procuram você: indicação, placa, portal, redes sociais ou o site da imobiliária. É esse dado que decide onde investir.

2. Proprietário e quem decide

Nome completo, CPF ou CNPJ, estado civil e regime de bens, telefone com WhatsApp, e-mail, endereço de contato e melhor horário. O campo mais importante do bloco é "quem mais decide": cônjuge, sócios, herdeiros ou procurador, com nome e telefone. Imóvel de casal costuma exigir a anuência dos dois na venda, conforme o regime de bens; imóvel de espólio exige inventariante e, muitas vezes, alvará judicial. Descobrir isso na proposta custa a venda.

3. Imóvel

Endereço completo com CEP, tipo, área total, área útil ou privativa, área do terreno (para casas e terrenos), quartos e suítes, banheiros, vagas (cobertas, descobertas, demarcadas), andar e total de andares, posição solar e vista, idade aproximada, estado de conservação, reformas recentes, mobília e ocupação (vazio, o proprietário mora, alugado até quando).

Confira área, vagas e andar na matrícula, não na memória do proprietário. A área que vai para o anúncio e para a avaliação é a registrada; a diferença entre "uns 90 metros" e 78 m² de área privativa muda o valor e derruba a confiança do comprador quando ele descobre.

4. Condomínio

Nome do condomínio, taxa mensal e o que ela inclui (água, gás, portaria, lazer, fundo de reserva), infraestrutura, tipo de portaria, regras para visita e mudança, aceitação de animais e débitos em aberto. A taxa entra na conta do comprador e do locatário tanto quanto o preço; anúncio sem taxa de condomínio gera a primeira pergunta e a primeira desconfiança.

5. Documentação

Número da matrícula e cartório, matrícula atualizada em mãos (peça cópia com até 30 dias), IPTU (valor anual e situação), financiamento ou ônus (banco, saldo devedor, alienação, penhora, usufruto), se aceita financiamento e FGTS do comprador, habite-se e averbação da construção, inventário ou espólio, e outros documentos (escritura, contrato de gaveta, procuração).

Este é o bloco que trava vendas. Imóvel com construção não averbada não passa em financiamento; imóvel com penhora não transfere; imóvel de espólio sem formal de partilha registrado não vende. Saber disso na captação permite resolver antes de anunciar, ou anunciar com a condição clara.

6. Valor e negociação

Valor pedido, valor mínimo aceito, base do valor pedido (avaliação, anúncios da região, outra imobiliária, necessidade financeira ou nenhuma base), permuta, parcelamento direto, motivo da venda e se o imóvel já foi anunciado (onde e por quanto). Deixe uma linha para o valor de referência da sua avaliação, preenchida depois da pesquisa de mercado.

Anotar a base do valor pedido muda a conversa seguinte. "O vizinho anunciou por X" não é venda por X: é o preço que o vizinho pediu e talvez não consiga. Quando a ficha registra a base, o corretor volta com a pesquisa de mercado e negocia o valor com um argumento, em vez de aceitar um preço que vai encalhar o anúncio.

7. Divulgação

Autorização escrita para fotos e vídeo, data da sessão, autorização para placa, pontos fortes do imóvel para o anúncio (três a cinco), pontos a esclarecer no anúncio (ruído, obra vizinha, escada, sem elevador), portais e canais combinados e anúncio simultâneo em outra imobiliária. A autorização registrada evita a reclamação de "não autorizei essa foto" duas semanas depois.

8. Visitação

Dias e horários possíveis, onde ficam as chaves (imobiliária, proprietário, portaria, inquilino), quem acompanha a visita, antecedência para agendar e cuidados (animais, alarme). Combinar isso na captação é o que permite responder ao comprador na hora, em vez de "vou confirmar com o proprietário e te retorno".

9. Autorização de intermediação

Contrato de intermediação assinado (data), exclusividade e prazo, comissão combinada, validade da autorização e assinaturas do proprietário e do captador. Sem o contrato assinado, a captação não está fechada; a ficha termina apontando para ele.

O modelo fecha com um espaço para observações e o checklist "antes de anunciar": matrícula e IPTU em mãos, área conferida, todos os que decidem de acordo, valor comparado com a pesquisa de mercado, contrato assinado, fotos aprovadas e regras de visita combinadas.

Como preencher a ficha na visita

A ordem certa é conversa primeiro, ficha depois. O proprietário que recebe um formulário na porta responde o mínimo; o que conta a história do imóvel entrega tudo. Três práticas que funcionam:

• Comece pelo motivo. "Por que a venda agora?" responde urgência, flexibilidade de preço e quem mais decide, sem perguntar diretamente.
• Confira, não pergunte. Área, vagas, andar e ônus vêm da matrícula e do IPTU. Peça os documentos na hora ou combine o envio por WhatsApp no mesmo dia.
• Preencha o valor por último. Depois de ver o imóvel e ouvir o proprietário, anote o valor pedido e a base. Não prometa preço na visita; prometa a pesquisa de mercado com data.

Fotografe a ficha preenchida ou lance no CRM no mesmo dia. Ficha em papel esquecida na pasta é ficha que não existe.

Ficha de captação para venda e para locação: o que muda

O modelo serve para as duas finalidades, com campos que mudam de peso. Na locação, pesam mais: valor do aluguel e da taxa de condomínio, IPTU (quem paga), garantias aceitas (caução, fiador, seguro-fiança, título de capitalização), aceitação de animais, mobília e o que fica no imóvel, prazo mínimo de contrato e disponibilidade de entrada. Na venda, pesam mais: documentação para financiamento, ônus, quem decide e a base do valor pedido. Use o campo "Finalidade" no primeiro bloco e ignore o que não se aplica.

Papel, Word, Excel ou CRM?

A ficha pode ser preenchida em papel na visita, em Word ou Google Docs no notebook, em Excel ou Planilhas Google no tablet, ou direto no CRM da imobiliária. O formato importa menos que a disciplina: uma ficha por imóvel, completa no mesmo dia, com os documentos anexados.

O modelo desta página sai em .docx e .xlsx justamente para servir de base: quem usa CRM pode comparar os campos com o cadastro do sistema e incluir o que falta (quase sempre "quem mais decide", "base do valor pedido" e "origem do contato"). Quem trabalha sozinho imprime a versão em Word e usa a planilha como controle da carteira.

Da ficha ao anúncio, e do site à ficha

A ficha completa é o que permite anunciar bem: área correta, taxa de condomínio, condições de financiamento, fotos autorizadas e pontos fortes que viram o texto do anúncio. É também a base da avaliação: com tipo, área, quartos, vagas e conservação registrados, a pesquisa de mercado sai com a amostra certa.

O caminho contrário também existe. Quando o proprietário chega pelo site da imobiliária, por uma calculadora "Quanto vale seu imóvel?", ele chega com metade da ficha preenchida: nome, WhatsApp, e-mail, tipo, área, quartos e vagas, mais o valor que ele viu. A ligação começa na negociação, não no cadastro. É a diferença entre captação ativa e captação passiva, explicada no guia completo de captação de imóveis.

Erros comuns na ficha de captação

• Ficha só com dados do imóvel. Sem quem decide, sem documentação e sem base do valor, o anúncio sai e a venda trava depois.
• Área de memória. "Uns 90 metros" vira 78 m² na matrícula e um comprador desconfiado.
• Autorização verbal para fotos e placa. Registre por escrito na ficha e no contrato.
• Valor aceito sem base. Anúncio acima do mercado envelhece no portal e o proprietário culpa a imobiliária.
• Ficha em papel sem cópia digital. Um imóvel captado que não está no CRM não é acompanhado por ninguém.
• Não registrar a origem do contato. Sem origem, a imobiliária não sabe qual canal traz proprietário e continua investindo no que não funciona.

Perguntas frequentes

O que é ficha de captação de imóveis?

É o formulário interno que o corretor ou a imobiliária preenche no primeiro contato com o proprietário, com os dados do dono e de quem decide, a descrição do imóvel, a situação da documentação, o valor pedido e as condições de divulgação e visita. Organiza a captação, alimenta o anúncio e o CRM e serve de base para o contrato de intermediação.

O que deve conter uma ficha de captação de imóveis?

Nove blocos: dados da captação (data, captador, origem, finalidade), proprietário e quem decide, imóvel (endereço, tipo, áreas, cômodos, vagas, conservação, ocupação), condomínio, documentação (matrícula, IPTU, ônus, financiamento, inventário), valor e negociação, divulgação (fotos, placa, canais), visitação (horários, chaves) e autorização de intermediação (contrato, exclusividade, comissão, assinaturas).

Existe modelo de ficha de captação de imóveis grátis?

Sim. O modelo desta página é gratuito, em Word (.docx) e Excel (.xlsx), com os nove blocos e o checklist "antes de anunciar". Pedimos o e-mail para enviar os arquivos e dois e-mails sobre como fazer o proprietário procurar a sua imobiliária, que podem ser cancelados a qualquer momento.

A ficha de captação tem valor jurídico?

A ficha é um documento de trabalho. O que produz efeito jurídico é o contrato de corretagem (arts. 722 a 729 do Código Civil), que define comissão e exclusividade; pelo art. 726, a exclusividade precisa ser ajustada por escrito. A ficha assinada pelo proprietário ajuda como registro do que foi declarado e autorizado, mas não substitui o contrato.

A ficha de captação serve para locação?

Serve. Use o campo "Finalidade" do primeiro bloco e dê mais atenção a valor do aluguel, taxa de condomínio, IPTU, garantias aceitas, animais, mobília, prazo mínimo e disponibilidade. Os blocos de documentação e de quem decide continuam valendo: imóvel de espólio ou de casal exige a mesma anuência para alugar.

A ficha pode ser digital?

Pode e é o mais comum hoje: Word ou Google Docs, Excel ou Planilhas Google, formulário do CRM ou aplicativo. O que importa é preencher no mesmo dia da visita, anexar os documentos e registrar a origem do contato. Ficha em papel funciona se for digitalizada no mesmo dia.

Quais documentos pedir ao proprietário na captação?

Matrícula atualizada (até 30 dias), carnê do IPTU do ano, documento de identidade e CPF do proprietário e do cônjuge, certidão de casamento quando houver, contrato de financiamento ou declaração de quitação, convenção e boleto do condomínio, habite-se quando a construção for recente e, em espólio, o formal de partilha ou a nomeação do inventariante.

Como a imobiliária pode receber fichas já preenchidas pelo proprietário?

Colocando no próprio site uma calculadora "Quanto vale seu imóvel?": o proprietário informa tipo, endereço, área, quartos e vagas, deixa nome, WhatsApp e e-mail e vê uma estimativa na hora. O contato chega para a imobiliária com metade da ficha preenchida e uma referência de valor, e a conversa começa pela negociação.